Hacia la Conservación preventiva de documentos

La conservación preventiva  es el conjunto de operaciones que se realizan con el fin de prolongar la vida de una pieza o de un material que se encuentre a merced de que le suceda un daño, por tanto las operaciones que se realizan como prevención tiene como fin prolongar el tiempo de vida de una pieza; podremos resumir que son medidas que buscan prolongar la vida útil de una pieza o de un material que se encuentre bajo su custodia.  Por tanto, la conservación preventiva aplica todo tipo de medidas para la prevención del daño  o la corrección del deterioro.   

Cada soporte documental requiere sus propias condiciones de tratamiento ante la  humedad relativa, temperatura, luz, etc.
A determinados factores externos se presentan  diversas formas de deterioro y hay piezas más sensibles que otras ante determinados factores. 

Análisis de factores:
*      Condiciones ambientales en el almacenamiento:  se analiza las condiciones de los depósitos y se explica la necesidad de contar con pautas de conservación preventiva para colecciones o documentos ubicados en archivos, bibliotecas, museos y depósitos de documentos de instituciones particulares.
*      Higiene de fondos y depósitos: Implica un limpieza a los documentos recientemente adquiridos y una desinfección programada de fondos existentes (anual).  En caso específico una desinfección de fondos infectados con microorganismos.
*     Manipulación y transporte de documentos para exhibiciones o exposiciones temporales.
*    Sistemas de protección para documentos: carpetas, cajas, fundas y cualquier otro sistema protector para la pieza.  En algunos casos, las piezas requieren de cajas hechas a medida y otras requieren material más estándar con un ph balanceado.

¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación?

Cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad.  Por lo tanto, si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido.  *

En cambio, la conservación y la restauración se llevan a cabo cuando la conservación preventiva no ha sido efectiva o no ha sido realizada, por tanto la pieza al no tener una conservación ha siso afectada y  requiere una intervención directa a la pieza, y es necesario que el personal que labora con documentos tenga los criterios mínimos para actuar o en la toma de decisiones antes de manipular una pieza.  El patrimonio documental que maneja cada Institución merece ser custodiado a través de una conservación preventiva; ya que es la memoria de la Institución que puede englobar un amplio abanico de objetos presentados en cualquier soporte y con frecuencia utiliza múltiples técnicas que combinan con diferentes materiales como, por ejemplo, la encuadernación que puede incluir papel, piel, pergamino y tela en un solo objeto.

Concluimos, que las acciones preventivas contribuyen al buen estado del acervo documental, es decir que la conservación preventiva se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuya mayoría  de los casos se debe al medio que rodea al documento, la conservación preventiva busca eliminar el ocasionable.

Fuente: Conservación Preventiva de Documentos

            Marco A. Calderon Delgado

            Jefe del Departamento de Conservación

            Universidad Nacional de Costa Rica

            Consultar en: http://www.revistas.una.ac.cr/index.php/bibliotecas/article/view/404

Condiciones para una mejor conservación:  Video de la 1ra. conferencia

                                           

Un Manual útil

Limpieza preventiva de fondos